Come prevenire i conflitti in azienda con le statistiche
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Fino ad ora nei nostri articoli abbiamo analizzato diversi concetti, come fattori soft, vendite, comunicazione, leadership e tanto altro. In questo articolo, invece, tratteremo una nuova tematica: prevenire i problemi in azienda con le statistiche.
Quelli affrontati fino ad ora sono tutti campi essenziali per poter ottenere quello che per ognuno è fondamentale, cioè il raggiungimento dei risultati. Quando non raggiungiamo un qualsiasi tipo di risultato si crea quello che comunemente chiamiamo “problema”.
Ciò che spesso sbagliamo è pensare che “essere felice”, ad esempio, possa essere un risultato, ma non è così.
Definire il concetto di “risultato” non è facile, ma la caratteristica principale che deve avere un risultato è quella di essere quantificabile, quindi numerico e definito. Dire “voglio fatturare di più” non è a pieno un risultato, mentre “Nel 2021 voglio fatturare 500 mila euro” è un vero risultato, dato che è quantificabile, quindi un numero.
Arriviamo al punto centrale della questione, se il risultato è qualcosa di concreto e tangibile, abbiamo bisogno di un supporto per poterlo valutare e analizzare e queste sono le statistiche.
Che cosa sono le statistiche?
In modo molto generico, praticamente tutti sappiamo che cosa siano le statistiche; ma sei sicuro di conoscere davvero la loro utilità?
Cercando di dare una definizione concisa potremmo dire che le statistiche sono uno strumento oggettivo, utile per analizzare ogni tipo di fenomeno grazie alla raccolta e all’analisi di dati.
Come utilizzare le statistiche per prevenire i problemi?
È fondamentale soffermarsi su due termini della frase precedente, cioè “raccolta” e “analisi” perché nessuno di questi due termini è banale, anzi hanno entrambi un’importanza enorme e uno senza l’altro serve a ben poco.
La raccolta è legata all’attenta annotazione dei vari dati osservati dall’azienda in modalità scritta.
Ogni azienda e ogni persona possono utilizzare modalità differenti, come Excel, programmi specifici, gestionali o anche direttamente a mano.
L’analisi, invece, è legata al controllo e all’osservazione dei dati registrati.
Avere delle statistiche settimanali ti permette di avere una visione d’insieme, oggettiva e continua, fondamentale per poter agire in maniera tempestiva sulle situazioni e poter prevenire i problemi in azienda.
Come creare e analizzare i grafici?
Uno dei problemi più grandi è proprio come utilizzare le statistiche, infatti, facendo un’analisi veloce, potremmo suddividere le aziende in 4 tipi:
- quelle che sanno utilizzare a pieno le statistiche;
- quelle che non tengono sotto controllo i dati;
- quelle che tengono sotto controllo i dati, ma non fanno grafici;
- quelle che tengono sotto controllo i dati, fanno i grafici, ma non sanno come analizzarli.
Infatti, come detto in precedenza, i dati nudi e crudi sono alla base, ma non bastano da soli. Devono essere utilizzati analizzando il loro andamento attraverso dei grafici, dove vengono concretamente trasportati questi dati.
L’analisi dei dati e dell’andamento è più efficace a livello visivo che numerico, cioè è più utile analizzare i dati osservandoli da un grafico, che da un insieme di numeri più o meno sistemati su un foglio elettronico o cartaceo.
Osservando i numeri potresti avere una visione troppo ravvicinata, mentre il grafico ti permette di avere una visione d’insieme.
Qual è il grafico più adatto per analizzare le statistiche?
Come abbiamo detto, spesso non viene creato un grafico in relazione ai dati raccolti, ma anche quando questo processo viene messo in pratica, non sempre viene scelto il grafico più adatto ad analizzare le statistiche.
Ogni grafico ha il suo senso e la sua utilità e, proprio per questo, non deve essere usato senza un vero criterio.
Effettivamente ci sono situazioni in cui è necessario utilizzare determinati grafici, ma se parliamo, ad esempio, dell’andamento del fatturato o del venduto, dell’erogato, dell’incasso, della produzione, delle statistiche sul venditore (come clienti nuovi nel corso delle settimane) il grafico più adatto è il grafico a linee.
Le 3 regole base per leggere un grafico
Nel caso in cui un’azienda raccolga i dati e li inserisca in un grafico, lo step che segue è quello di saperlo leggere ed interpretare.
Il processo di lettura e comprensione di un grafico è lungo e complesso, ma qui cercheremo di analizzare quelle che sono le 3 regole base per leggere un grafico.
- Valutare la tendenza e non l’ultimo tratto. Un dato preliminare ed essenziale da sapere è che bisogna valutare la tendenza di una statistica e non l’ultimo tratto. È necessario analizzare la situazione delle ultime settimane, poi va calcolata la tendenza e va tracciata una linea virtuale, che è una sorta di media delle valli e dei picchi..
- Non esiste una statistica piatta. Molti pensano, illusoriamente, che, trovandosi di fronte ad una statistica piatta, quindi né in salita né in discesa per un certo tratto, la situazione aziendale sia positiva.
In realtà non esiste una statistica “ferma”, perché ogni statistica piatta in realtà è semplicemente in procinto di scendere. - Se una tendenza scende, qualcuno sta lavorando per spingerla verso il basso. Quando una tendenza scende significa che qualcuno nell’azienda sta lavorando per spingerla verso il basso, cioè non sta lavorando come dovrebbe, sta facendo qualcosa che non dovrebbe fare o non facendo qualcosa che dovrebbe fare. Questo può avvenire in modo consapevole o in modo inconsapevole. Infatti, queste persone potrebbero essere o “fuori etica” oppure degli scollaboratori. Se un collaboratore è “fuori etica”, significa che probabilmente ha soltanto perso la retta via e quindi è possibile ancora risolvere la situazione. Se un collaboratore, invece, diventa uno scollaboratore la situazione è diversa, infatti, in questo caso lo scollaboratore sta creando problemi, oltre che un clima negativo in azienda. Per questo motivo, lo scollaboratore è una persona da allontanare. Attenzione! Non tutti sono scollaboratori e non tutti sono “fuori etica”, quindi analizza bene la situazione e comprendi chi è che sta facendo scendere la tua statistica e perché, così da poter poi adottare le giuste soluzioni.
Le statistiche, il loro uso e tutto ciò che verte intorno a queste sono un mondo molto complesso, ma il nostro invito è quello di riuscire a capire quanto possa essere importante tenere sotto controllo i dati statistici.
Non badare alle statistiche è come partire per un viaggio senza cruscotto, quindi senza sapere se c’è acqua, olio, benzina, senza sapere se c’è un guasto da riparare o se tutto va bene. Questa incognita, questo “non sapere” sarà per te e per la tua azienda il primo passo verso il fallimento.
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