Organigramma aziendale: cos’è e come farlo
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Quando parliamo di “management” entriamo in un mondo ampio e intricato, nel quale possiamo facilmente perderci tra le innumerevoli tematiche che lo riguardano.
In questo articolo, cercheremo di scoprire che cos’è un organigramma aziendale e come fare un organigramma aziendale.
Cos’è un organigramma aziendale
Forse ti sarà capitato di sentir parlare dell’organigramma aziendale, ma ti sei mai chiesto che cosa sia davvero?
Concretamente, l’organigramma è un documento nel quale viene rappresentata la struttura organizzativa dell’azienda, cioè come il lavoro venga suddiviso tra i vari membri dell’azienda.
Come realizzare un organigramma aziendale
Realizzare un organigramma aziendale non è una cosa da poco o da lasciare al caso. Infatti, ci sono almeno 5 dati essenziali che non possono assolutamente mancare. Andiamo ora ad analizzare ognuno di questi.
1. Aree e divisioni
Il primo step per poter dare inizio ad un buon organigramma è quello di riconoscere quelle che sono le aree all’interno della tua azienda. Le aree sono i reparti in cui vengono inseriti i vari ruoli aziendali.
Esempi di aree possono essere: l’area amministrativa, l’area commerciale e così via. Nell’organigramma, appena sotto di questi, possiamo trovare i responsabili dell’area di riferimento, ma anche i responsabili delle rispettive sottoaree, meglio chiamate “divisioni”.
2. Ruoli
Il dato che con più facilità viene inserito nell’organigramma aziendale è quello del ruolo, disposto insieme agli altri quasi sempre in ordine gerarchico e all’interno delle aree e delle divisioni.
Concretamente il ruolo è ciò che delinea quale figura professionale ricopri nella tua azienda. Parlando in parole povere, se lavori in un ristorante e sei colui che porta a tavola, allora nell’organigramma del tuo ristorante il tuo nome sarà affiancato dal termine “cameriere”, cioè il tuo ruolo, e non dal termine “cuoco”, ruolo che sarà ricoperto sicuramente da un altro collega.
3. Funzioni e mansioni
L’organigramma non prevede solo di ordinare aree, divisioni e ruoli gerarchicamente, ma deve contenere una serie di funzioni e mansioni che ogni ruolo deve portare a compimento. Quando parliamo di funzioni e mansioni, parliamo, quindi, dei compiti che ogni individuo ha, cioè cosa fare.
Continuando l’esempio di prima, se il tuo ruolo è il cameriere, le tue funzioni e mansioni potrebbero essere servire a tavola i piatti pronti e le bevande e prendere gli ordini dei clienti.
Tieni conto che ogni ruolo non porta con sé delle funzioni e delle mansioni fisse e immutabili, ad esempio in aziende diverse uno stesso ruolo potrebbe avere compiti differenti. Questo significa che un cameriere in un certo ristorante deve servire a tavola e prendere gli ordini, mentre in un’altra attività un cameriere, oltre a servire a tavola e a prendere gli ordini, deve anche far pagare il conto ai clienti.
Inoltre, è necessario sempre tenere in considerazione i cambiamenti che possono avvenire all’interno e all’esterno dell’attività, che potrebbero portare delle modifiche nei ruoli, nelle funzioni, nelle mansioni, negli standard e negli obiettivi. Un esempio potrebbe essere la continua evoluzione del mercato, che rende quasi fondamentale una continua revisione dell’organigramma, cosa che spiegheremo meglio fra qualche riga.
In ogni caso, è fondamentale che nell’organigramma per ogni ruolo ci siano le relative funzioni e mansioni.
4. Standard
Inoltre, è importante tener conto e inserire nell’organigramma aziendale lo standard. La funzione di per sé ti dice cosa fare, invece lo standard ti dice come e quando fare.
“Il cameriere (ruolo) deve servire ai tavoli (funzione) ponendosi alla destra del cliente (standard)”.
Questo è un esempio molto semplice e banalizzato di ciò che ruolo, funzioni/mansioni e standard prevedono.
Facciamo un altro esempio. Se uno dei tuoi ruoli in azienda è quello di aggiornare le statistiche, nello standard dovrà essere ben descritto quando devi aggiornare le statiche, quindi, magari, ogni venerdì sera, come aggiornale, quindi segnando tutto nell’apposito file Excel utilizzando la scrittura “Arial”, 12 per la dimensione dei caratteri e così via.
Lo standard, come in realtà anche le funzioni, cambiano a seconda dell’azienda e anche all’interno dell’azienda, proprio come abbiamo detto in precedenza. Immagina di trovarti di fronte ad un giovane apprendista che lavora da un mese e di fronte ad una persona che fa lo stesso lavoro nello stesso luogo da 20 anni. Per quanto lo standard magari possa essere comunque elevato, il datore di lavoro non pretenderà lo stesso livello, almeno inizialmente, da queste due persone, proprio per questo ci saranno tra questi due collaboratori denominazioni di ruoli differenti, come ad esempio “Cameriere Junior”, “Cameriere Senior” oppure “Capo Sala”.
5. Risultati
Infine, l’altro dato da segnalare, ma che in pochi tengono in considerazione è il risultato. Per ogni ruolo, dovrebbe essere descritto il risultato che ci si aspetta.
Il risultato, in altri termini, è lo scopo dell’azienda, quindi è ovvio che proprio dallo scopo dell’azienda che si strutturano i vari risultati di ogni reparto e di ogni ruolo.
Il ruolo dipende direttamente dal risultato e il risultato di ogni individuo dipende direttamente dal risultato finale dell’azienda, cioè il prodotto finale di valore.
Organigramma aziendale dinamico
L’organigramma aziendale viene spesso tralasciato dalle piccole aziende, ma se sei arrivato a leggere fin qui avrai capito quanto invece sia importante, anche in una piccola azienda.
Inoltre, anche se in alcune aziende più organizzate è presente un organigramma, in realtà non è strutturato nella maniera corretta e spesso e volentieri, infatti, si tratta di un organigramma statico. L’organigramma aziendale, invece, dovrebbe essere dinamico, perché come l’azienda è in continuo cambiamento a seconda del mercato, anche l’organigramma si deve adeguare al continuo cambiamento, ai progetti che evolvono e a tutto ciò che cambia.
Proprio per questo l’organigramma deve essere dinamico, deve essere rivisto, revisionato, devono essere aggiunti e tolti ruoli, funzioni e mansioni. Inoltre, devono anche cambiare gli standard, preferibilmente verso un innalzamento di questi ultimi.
Come abbiamo già detto, non è facile creare un organigramma aziendale; tuttavia se una giovane azienda sceglie di strutturarsi sulla base di questo concetto, sicuramente avrà delle basi solide e sicure e non fondamenta fragili.
È fondamentale che ognuno conosca alla perfezione il proprio ruolo, le relative funzioni e mansioni, i risultati da raggiungere, altrimenti si svolge il proprio lavoro senza conoscere cosa, come, quando e perché… Senza conoscere gli obiettivi finali per cui lo si sta facendo.