Dipendenti in Smart Working: 4 consigli per gestirli
Il Covid-19 ha portato tanti grandi cambiamenti nella vita di tutti i giorni ed anche nel mondo del lavoro. Se qui abbiamo approfondito la trasformazione del “venditore”, ora vorrei farti soffermare su come è cambiata la gestione dei dipendenti, o meglio, la gestione dei dipendenti in Smart Working.
A seconda del proprio lavoro, ognuno ha dovuto fare piccoli o grandi cambiamenti nelle proprie giornate lavorative. Magari hai potuto continuare a lavorare come al solito, ma seguendo le norme vigenti. Oppure hai dovuto diminuire drasticamente le tue ore. O ancora, sei dovuto rimanere in casa senza altre possibilità. Oppure nessuna di queste, dato che ci sono decine di modalità differenti, che hanno accompagnato il lavoro a trasformarsi ogni giorno di più.
I cambiamenti non sono stati solo nel portare mascherine per ore ed ore, utilizzare plexiglass per tenere la giusta distanza, entrare ed uscire separati, modellare le ore lavorative a seconda delle proprie necessità, seguire protocolli sanitari rigorosi e chi più ne ha più ne metta.
Molti, infatti, si sono avvicinati a quello che è lo Smart Working o, tradotto, Lavoro Agile.
COSA SIGNIFICA SMART WORKING
Il termine “agile” sta ad indicare la possibilità di poter modellare il proprio lavoro a seconda delle possibilità temporali, spaziali e personali del lavoratore o della lavoratrice. Sicuramente non indica la facilità di questo tipo di lavoro, anzi, i problemi di questo nuovo modo di lavorare sono tantissimi.
Dal momento in cui il tuo dipendente non può più frequentare il luogo di lavoro, o può farlo con minore frequenza, la comunicazione che c’era prima fra voi subisce un forte colpo.
Se prima potevi vedere faccia a faccia i tuoi dipendenti per conversare sugli impegni, sui problemi o su qualsiasi altra piccola situazione organizzativa, ora non puoi sempre farlo.
Come molti, anche tu ti sarai armato di webcam e app utili per fare videochiamate, videoconferenze, riunioni come WhatsApp, Google Meet, Zoom, ma, anche se il livello di attenzione, di interesse e di frequenza è elevato, tutto è molto più difficile e distaccato.
LE DIFFICOLTà DELLO SMART WORKING
La difficoltà più grande è proprio quella di riuscire a gestire i dipendenti in Smart Working, che si trova ad avere un’instabile emotività colpita da tutto ciò che lo circonda.
Infatti, ti sarai reso conto che per fare qualcosa che prima, ad esempio, facevi in un’ora in presenza, ora magari te ne servono almeno due o tre per avere lo stesso risultato. Proprio per questo tutto sembra essere più lento e, di conseguenza, più pesante.
Quindi, oltre che portare avanti la tua azienda, la vera sfida è proprio quella di riuscire ad essere vicino al dipendente anche da lontano, avere la capacità di ascoltare, di comprendere le sue emozioni, i suoi bisogni, le sue difficoltà e trovare una soluzione utile insieme a lui o lei.
Per riuscire in questa difficile impresa è utile seguire alcuni punti essenziali.
4 CONSIGLI PER GESTIRE I COLLABORATORI IN SMART WORKING
TIENI RIUNIONI BREVI, MA INTENSE
Se prima non facevi riunioni, ora è fondamentale, ma non pensare minimamente di farle lunghe ore ed ore.
Per essere davvero efficaci le riunioni devono essere brevi, ma intense. Portare alla lunga la riunione, come anche in presenza, ad un certo punto è controproducente, dato che l’attenzione e l’ascolto calano vistosamente mettendo a rischio la comprensione. Essendo breve, quindi di 30 o 60 minuti, è necessario che la riunione sia intensa dal punto di vista emotivo e dei contenuti.
SII INTERESSATO AL LATO EMOTIVO
Come prima cosa è fondamentale chiedere “Come stai?”. Non è una domanda di cortesia, ma devi essere interessato allo stato emotivo del tuo dipendente, a ciò che accade intorno a lui o lei, ai suoi pensieri positivi e, soprattutto, negativi.
Solo così potrai aiutarlo davvero a star bene e, quindi, ad avere tutte le carte in regola per lavorare al top anche da lontano.
ORGANIZZA IL LAVORO CON UN PIANO D’AZIONE
Non lasciare il tuo dipendente in balia del mondo, aiutalo ad ordinare bene le idee, il tempo e il lavoro da svolgere.
Per farlo è necessario creare un piano d’azione chiarendo quali sono i risultati finali, quindi gli obiettivi da raggiungere entro la fine della settimana lavorativa.
Devi fare in modo che il tuo dipendente abbia il desiderio e la convinzione, proprio come te, di ottenere quel risultato.
Delineati i risultati finali, è fondamentale soffermarsi sullo sviluppo del piano d’azione. Troppe volte si dimentica che per raggiungere un risultato bisogna superare tanti piccoli step e fare tante piccole azioni.
Infatti, dopo aver analizzato tutte le azioni utili per raggiungere un risultato finale, è necessario organizzarle segnandole tutto nella propria agenda, nel proprio calendario o nel planning settimanale, come abbiamo accennato su questo articolo.
Raggiungere un risultato è un po’ come finire un puzzle, per farlo bisogna inserire tutti i tasselli al posto giusto.
Per questo, non dimenticare mai che senza i pezzettini non ci sarà nessun puzzle e, quindi, senza tutte le azioni ben organizzate non ci sarà nessun risultato finale.
TIENI ALLACCIATE LE VIE DI COMUNICAZIONE
Se è importante tenere allacciate le vie di comunicazione con i clienti, è ancora più importante essere sempre in contatto con i propri dipendenti.
La comunicazione deve essere diretta e frequente perché è qui che si gioca tutto. I tuoi dipendenti hanno bisogno di sentire la tua vicinanza, la tua presenza, il tuo sostegno e la tua disponibilità a chiarire problemi e dubbi.
Questa comunicazione sempre attiva e fluida sarà essenziale anche per te. Solo così riuscirai a capire se davvero i tuoi dipendenti hanno tutto chiaro e se stanno seguendo il piano d’azione utile a raggiungere il risultato finale.
Se lo stanno seguendo ben venga, ma se non lo stanno facendo è tuo compito capire il perché e aiutarli con prontezza. Solo così riuscirai a tenere davvero sotto controllo la situazione e non arrivare troppo tardi a capire che qualcosa non è andato come doveva.
Per questo può essere utile chiedere ai dipendenti un feedback a fine giornata, in modo tale da avere tutte le notizie subito e non solo ad inizio e fine settimana.
COME MIGLIORARE LA LEADERSHIP
Queste sono solo delle linee guida da seguire, ogni lavoro e ogni lavoratore o lavoratrice hanno bisogno delle proprie modalità, dei propri spazi e dei propri tempi.
Magari il Covid-19 ti avrà messo in difficoltà, ma si dice che “non tutti i mali vengono per nuocere”, infatti siamo convinti che il modo giusto per superare questo momento sia quello di trovare la chiave giusta per il miglioramento.
Facendo tutto questo non solo continuerai a lavorare, cosa che non è scontata in questo momento, ma dimostrandoti attento ai dipendenti e al loro lavoro, loro avranno sempre più fiducia in te e la tua leadership crescerà sempre di più.
Così, non solo avrai eliminato le difficoltà di questo periodo, ma sarai anche riuscito a fare passi avanti verso il miglioramento.
