Gestione del tempo a lavoro: 10 consigli da seguire

La gestione del tempo a lavoro è per molti una difficoltà. Spesso non ti rendi conto di ciò che fai e di ciò che, invece, dovresti fare. Così arrivi a fine giornata e ti dici: “Mamma mia, il tempo è troppo poco!”. No, non è il tempo ad essere poco. Sei tu a non saperlo organizzare e gestire.

Proprio per questo motivo, abbiamo delineato 10 consigli da seguire per poter gestire il tempo di una giornata lavorativa nel miglior modo possibile.

Vai a dormire al giusto orario

In realtà, la giornata inizia quando vai a dormire, perché si tratta di una scelta importante per te stesso e per le ore a venire. Sappiamo tutti che è necessario dormire almeno 7 ore, ma ognuno conosce il proprio corpo e le proprie esigenze, da ascoltare e rispettare. Dormire a sufficienza permette di avere maggiore lucidità e concentrazione durante la giornata lavorativa, oltre a far del bene alla tua salute.

Svegliati al giusto orario

Dopo aver riposato, è essenziale svegliarsi in tempo per poter svolgere tutte le attività pre-lavorative, che sono diverse da persona a persona: lavarsi, fare colazione, portare a spasso il cane, fare piccole faccende di casa, vestirsi, truccarsi, allenarsi e chi più ne ha, più ne metta. Fare ciò che ti piace, fare qualcosa per te stesso è il modo perfetto per iniziare la giornata in modo positivo; non ti farà sentire più stanco, piuttosto ti darà la carica per poter partire con il piede giusto.

Arriva in anticipo

Ognuno di noi ha le proprie distanze da percorrere, ma, che siano due minuti di viaggio o un’ora, essere puntuali non significa arrivare alle 8.01, ad esempio, ma essere alcuni minuti in anticipo. Bisogna che tieni conto di tutte le problematiche possibili ed immaginabili che potresti incontrare fino all’arrivo, come traffico, incidenti o imprevisti. Inoltre, arrivare all’ultimo minuto è già segno di mancata professionalità. Per questo, devi togliere dal nostro vocabolario la frase “arrivare in tempo” e sostituirla con “arrivare in anticipo”.

Prepara il materiale utile al tuo lavoro

Di fondamentale importanza è avere a portata di mano tutto il materiale che ti serve per poter svolgere la tua attività in totale autonomia e scioltezza. È chiaro che giungere in anticipo in ufficio o in negozio, ad esempio, ti permette di iniziare concretamente a lavorare alle 8:00, anziché alle 8:30 o più tardi.

Ricapitola gli obiettivi da raggiungere entro fine giornata

A questo punto, è molto utile annotare su un foglio, una lavagna o sul PC gli obiettivi da raggiungere entro fine giornata o fine settimana. Più chiari sono gli obiettivi, maggiori saranno le possibilità di tagliare il traguardo con successo. Ricorda: è in base ai risultati che vuoi e devi ottenere, che organizzerai le attività da svolgere durante la giornata a lavoro.

Delinea importanza ed urgenza

È importante creare una sorta di check-list delle mansioni e assegnare ad ognuna di queste un certo livello di importanza e di urgenza, così da distinguere cosa fare subito e cosa rimandare, seguendo quelli che vengono chiamati “i quadranti del tempo”, dei quali parleremo in un altro articolo.

Fa’ una cosa alla volta

Molto spesso, dando un’occhiata alla lista di mansioni, inizi a lavorare su più cose contemporaneamente, apri dieci schede sul PC, mentre parli al telefono, con il braccio destro fai una cosa, col sinistro un’altra… Non serve essere multitasking, serve iniziare un’attività e terminarla, soltanto dopo iniziarne un’altra. Questo non riguarda soltanto noi, ma anche chi lavora con noi. Per questo bisogna premere per far sì che ogni collaboratore porti a termine la propria mansione prima di iniziarne altre. Ogni ciclo non chiuso influenza tutti gli altri ed inizia a pesare tra le tue responsabilità.

Lavora di qualità

Fare una cosa alla volta ci permette di dedicarci al 110% a quell’attività, dando vita a quello che è il lavoro di qualità. È inutile svolgere mille mansioni contemporaneamente, senza completarne nemmeno una, come è inutile lavorare ore ed ore se la testa è altrove.

Nessun momento deve essere vuoto, non esiste il “non ho nulla da fare”. C’è sempre qualcosa da portare a termine… E se non c’è, è perchè non hai cercato abbastanza! 😉

Elimina distrazioni ed imprevisti

I fattori che più influiscono sulla gestione del tempo a lavoro sono distrazioni ed imprevisti. Devi impegnarti a fondo per eliminare completamente distrazioni come chiacchiere, cellulare, pause e diminuire al massimo gli imprevisti, come chiamate lavorative troppo lunghe, telefonate inaspettate, clienti inattesi… Ricorda: c’è un tempo per il lavoro, che non deve essere intaccato, come un tempo per lo svago ed il divertimento, che allo stesso modo non deve essere contaminato dal lavoro.

Questo è un circolo da ripetere ogni giorno, perchè, ammettiamolo, una giornata lavorativa che non va come dovrebbe ci butta giù e ci toglie energia, mentre, quando tutto va come dovrebbe, la stanchezza comunque non manca, ma il giorno dopo si è pronti a ricominciare ancor più carichi di prima.

Non mollare quando qualcosa va storto: riprendi in mano la gestione del tuo tempo seguendo questi piccoli spunti, così le tue giornate saranno più redditizie, il tempo che avrai sarà sufficiente a completare tutte le tue mansioni e ti sentirai più tranquillo, leggero e più carico del giorno prima!